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職員辦公桌二十一

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開(kāi)放辦公室不只是潮流

近年,全球興起更像家居的開(kāi)放式辦公室,起初大家?guī)缀跻幻娴拐J(rèn)為這能夠改善工作環(huán)境并促進(jìn)溝通,但反對(duì)的聲音漸漸出現(xiàn)。有人批評(píng)開(kāi)放式辦公室只會(huì)讓職員覺(jué)得缺乏安全感,許多人也發(fā)現(xiàn)辦公室改成開(kāi)放式后,容易被雜音干擾,無(wú)法專(zhuān)心工作。

黑田社長(zhǎng)認(rèn)為,開(kāi)放式辦公室必須提供能夠靈活使用的空間,讓職員按照需求改變辦公方式。他以今年辦公風(fēng)格展的主題Be Unique(做獨(dú)特的自己)說(shuō)明:每個(gè)人都是獨(dú)特個(gè)體,工作方式越多變,創(chuàng)意空間就越大。

問(wèn)題是,有些辦公室一味追求“開(kāi)放”,卻忽略職員也需要其他形式的工作空間。

黑田社長(zhǎng)說(shuō):“開(kāi)放辦公室是一個(gè)相當(dāng)大的改變,我們知道過(guò)于開(kāi)放會(huì)造成問(wèn)題,所以要跟著應(yīng)變,采取新解決方法。例如辦公室內(nèi)可設(shè)立類(lèi)似‘電話(huà)亭’的特別空間,職員需要隱私空間時(shí),就可以使用這些電話(huà)亭,如果是兩個(gè)人的會(huì)議,也可以在電話(huà)亭進(jìn)行。”

黑田社長(zhǎng)和Kokuyo生產(chǎn)創(chuàng)新中心主任木下洋二郎都認(rèn)為,開(kāi)放式辦公室不會(huì)只是一時(shí)流行,今后的辦公室會(huì)采取開(kāi)放設(shè)計(jì),這類(lèi)辦公室會(huì)越來(lái)越普遍。

木下洋二郎說(shuō):“過(guò)去,大家使用的是大熒屏和電腦,現(xiàn)在的器材更輕便也便于攜帶,可以迅速移動(dòng),能到任何地方工作。開(kāi)放式辦公室有益溝通,但辦公室必須包含其他不一樣的空間,例如除了正式會(huì)議的空間,也要?jiǎng)?chuàng)造‘意外偶遇’的空間。”

潛讀館讓員工偶遇

Diverary(潛讀館),意即“dive”(潛水)和“l(fā)ibrary”(圖書(shū)館)的結(jié)合,這是Kokuyo其中一個(gè)創(chuàng)造“意外偶遇”的空間。

Diverary開(kāi)放給所有部門(mén)的員工,所以容易遇上自己部門(mén)以外的同事。走進(jìn)去,感覺(jué)自己與世隔絕,眼前有擺滿(mǎn)各類(lèi)書(shū)籍的書(shū)架,可以隨意閱讀,也能和其他人分享心得。這里還有許多隱秘的小隔間,員工可透過(guò)互動(dòng)式熒屏查看哪些隔間可供使用。

最特別的是,這里還有一間“暗房”。脫下鞋子走進(jìn)去,空氣中隱約有香氛,呼吸不自覺(jué)地放慢。要坐著或躺下都行,最重要是讓自己放松身心,要小睡片刻也可以。

木下洋二郎說(shuō):“要想出好的點(diǎn)子,就必須和許多不一樣的人溝通,這是開(kāi)放式辦公室的強(qiáng)處。但要讓點(diǎn)子成為現(xiàn)實(shí),我們必須深入思考,所以才會(huì)有Diverary這樣一個(gè)地方。”

讓職員享受咖啡時(shí)光

Diverary設(shè)于Kokuyo在品川(Shinagawa)火車(chē)站附近的公司大樓;不到五分鐘的步行距離之外,就是Kokuyo設(shè)于另一棟大廈Shinagawa Season Terrace的辦公空間。這里實(shí)現(xiàn)了Kokuyo對(duì)于開(kāi)放式辦公室的許多想望,可說(shuō)是開(kāi)放式辦公室的一個(gè)典范。

在這里,職員沒(méi)有固定座位。每天早上踏進(jìn)辦公室,首先到自己的儲(chǔ)物柜放下包包,并領(lǐng)取公司分發(fā)給職員的專(zhuān)用包。筆記電腦和其他所需材料都放在專(zhuān)用包,便于攜帶,職員可隨心所欲到任何一個(gè)座位工作。此外,公司也給職員分發(fā)手機(jī),所以辦公桌都不設(shè)電話(huà),文具和檔案都放在共用柜臺(tái),需要時(shí)可自取。

為了讓職員制造“偶遇”和交流的機(jī)會(huì),Kokuyo設(shè)了咖啡柜臺(tái),免費(fèi)供應(yīng)知名咖啡店的咖啡豆。想喝咖啡,就把豆子放進(jìn)機(jī)器,磨豆和沖泡時(shí)間大約10分鐘。看似“缺乏效率”的做法,其實(shí)是有意識(shí)的安排。原來(lái)公司希望員工在泡咖啡時(shí),有機(jī)會(huì)和其他同事聊天。

對(duì)傳統(tǒng)管理層來(lái)說(shuō),職員在辦公時(shí)間喝咖啡聊天,或許是不可思議的事。但對(duì)新一代管理層和員工來(lái)說(shuō),卻是開(kāi)放式辦公室的必要空間。

Kokuyo辦公家具設(shè)計(jì)師橫田早紀(jì)指出,辦公室裝潢設(shè)計(jì)已經(jīng)改變,辦公的地方越來(lái)越有住家的味道,新一代職員希望在辦公室享有家居般的溫暖。

她說(shuō):“人們希望可以放松身心,享受工作,也希望能與同事建立良好關(guān)系。”

看似浪費(fèi)時(shí)間的做法,其實(shí)有益員工身心健康。等著咖啡泡好的時(shí)間里,不但能促進(jìn)感情,還能一起想到新點(diǎn)子,或找到解決工作難題的方法也說(shuō)不定。

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